Dreifachabgleich: die Rechnung erwischen, die still zu viel berechnet

Eine Bestellung ist, was Sie zu welchem Preis kaufen wollten. Ein Wareneingang ist, was tatsächlich ankam. Eine Rechnung ist, was Sie zahlen sollen. In einer perfekten Woche beschreiben alle drei dasselbe. In einer echten Woche nicht, und die Unterschiede sind selten auffällig genug, um einzeln bemerkt zu werden.

Drei Dokumente und warum sie auseinanderlaufen

Preise driften zwischen Bestellung und Rechnung, manchmal berechtigt, wenn sich ein Rohstoff bewegt, manchmal nicht. Lieferungen kommen unvollständig an, ohne dass die Papiere es zeigen. Eine Position wird in derselben Woche auf zwei Rechnungen berechnet. Nichts davon meldet sich von selbst.

Einzeln sind das Kleinigkeiten. Genau das ist das Problem: jede ist klein genug, um durchzugehen, und es gibt Dutzende Positionen pro Woche.

Zeile für Zeile, nicht Rechnung für Rechnung

Rechnungssummen gegen Bestellsummen zu prüfen findet fast nichts, weil die Fehler in den Zeilen stecken und sich unten oft ausgleichen. Zwei Kilo zu wenig Lamm und achtzig Cent mehr beim Öl ergeben eine Summe, die nah genug aussieht, um freigegeben zu werden.

Der Abgleich auf Zeilenebene stellt drei Fragen je Position: ist das das bestellte Produkt, ist das die erhaltene Menge, ist das der vereinbarte Preis. Jede Zeile, die an einer scheitert, ist einen Anruf wert, und jede Zeile, die besteht, müssen Sie nie wieder ansehen.

Was die Methode trägt

Das funktioniert nur, wenn der Wareneingang an der Tür stattfindet und nicht eine Woche später anhand der Rechnung. Gegen die Lieferung zu buchen, solange der Fahrer noch da und die Palette noch am Boden ist, ist der Schritt, der aus einer Abweichung eine Gutschrift macht statt einer Diskussion, die Sie verlieren.