Rapprochement à trois voies : repérer la facture qui vous surfacture discrètement

Un bon de commande, c'est ce que vous avez accepté d'acheter et à quel prix. Un bon de réception, c'est ce qui est physiquement arrivé. Une facture, c'est ce qu'on vous demande de payer. Dans une semaine parfaite, les trois décrivent la même chose. Dans une vraie semaine, non, et les écarts sont rarement assez spectaculaires pour se remarquer un par un.

Trois documents, et pourquoi ils dérivent

Les prix dérivent entre la commande et la facture, parfois légitimement quand une matière première bouge, parfois non. Des livraisons arrivent incomplètes sans que les documents le reflètent. Une ligne est facturée deux fois sur deux factures de la même semaine. Rien de tout cela ne s'annonce.

Prises isolément, ces différences sont petites. C'est précisément le problème : chacune est assez petite pour passer, et il y a des dizaines de lignes par semaine.

Ligne par ligne, pas facture par facture

Comparer le total d'une facture au total d'un bon de commande ne détecte presque rien, car les erreurs sont à l'intérieur des lignes et se compensent souvent en bas de page. Deux kilos manquants sur l'agneau et quatre-vingts centimes de hausse sur l'huile donnent un total assez proche pour être validé.

Le rapprochement ligne à ligne pose trois questions par ligne : est-ce le produit commandé, est-ce la quantité reçue, est-ce le prix convenu. Toute ligne qui échoue à l'une d'elles mérite un appel, et chaque ligne qui passe est une ligne à laquelle vous ne repenserez jamais.

Ce qui fait tenir la méthode

Cela ne fonctionne que si la réception se fait à la porte, et non à partir de la facture une semaine plus tard. Réceptionner face à la livraison, pendant que le chauffeur est encore là et la palette encore au sol, est l'étape qui transforme un écart en avoir plutôt qu'en discussion perdue d'avance.